Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng máy photocopy đơn giản nhất và đúng nhất, dù bạn là người mới, chưa tiếp xúc nhiều với máy photocopy thì vẫn có thể dùng một cách dễ dàng để phục vụ cho nhu cầu của mình.
Cùng đọc nhé!
Hướng dẫn cách dùng máy photocopy
Tìm hiểu thông tin cơ bản về máy photocopy
Trước khi đi vào chi tiết hướng dẫn sử dụng máy photocopy thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số thông tin cơ bản để hiểu thêm về máy photocopy nhé!
Cấu tạo của máy photocopy
Tìm hiểu về cấu tạo không chỉ giúp bạn dễ dàng nhận biết được các vị trí, các nút điều khiển chức năng mà còn hỗ trợ cho bạn hiểu thêm về cách sử dụng máy photocopy được chia sẻ ở phần sau.
Các phím chức năng từ cơ bản đến nâng cao
Hiện nay, mỗi một loại máy photocopy đều được thiết kế và tích hợp nhiều chức năng khác nhau. Do đó để có cách sử dụng máy photocopy đúng nhất, bạn cần nắm bắt và biết công dụng của từng phím chức năng đó. Với người mới bắt đầu sử dụng, bạn cần ghi nhớ những bộ phím chức năng cơ bản đơn giản. Sau đó, có thể học nâng cao lên, ghi nhớ các phím chức năng cao hơn. Những phím chức năng cơ bản mà bạn cần ghi nhớ đó là phím photocopy, scan, khổ giấy,…
Nhận biết các lỗi đèn đỏ cơ bản hiện trên màn hình điều khiển
Việc nhận biết được các lỗi đèn đỏ cơ bản hiển thị trên mặt bàn điều khiển sẽ giúp bạn chủ động trong việc sử dụng máy photocopy một cách hiệu quả và an toàn hơn. Đặc biệt, bạn có thể phát hiện ra những lỗi vận hành nhờ những báo lỗi đèn đỏ này.
Các lỗi đèn đỏ cơ bản cũng giúp ích cho bạn rất nhiều trong cách dùng máy photocopy.
Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu
Khi bạn đã ghi nhớ những phím chức năng, cấu tạo của máy photocopy, việc dùng máy photocopy không còn đáng lo ngại. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn sử dụng máy photocopy sau đây:
Bước 1: Khởi động máy photocopy
Để bắt đầu cách dùng máy photocopy, bạn cần khởi động để máy. Trong quá trình khởi động, bạn cần kiểm tra xem máy đã được cấp đúng nguồn điện hay chưa. Nếu cấp đúng nguồn rồi bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn của máy. Như vậy là có thể khởi động máy dễ dàng. Nếu máy chưa khởi động được, bạn cần tìm công tắc ở bên cạnh để máy khởi động.
Tiếp theo, trong thời gian đợi khởi động máy photocopy, bạn cũng cần kiểm tra bộ phận khay giấy để đảm bảo khay đã được đặt giấy chất lượng và phù hợp ngay ngắn.
Bước 2: Đặt tài liệu cần photocopy vào máy
Bước tiếp theo trong hướng dẫn sử dụng máy photocopy rất đơn giản. Bạn chỉ cần mở nắp máy photocopy lên. Bạn sẽ thấy ngay một mặt kính được thiết kế sẵn. Tại đây, bạn đặt tài liệu cần photo lên theo hướng úp mặt có chứa nội dung cần photo vào mặt kính. Sau đó đóng nắp máy lại là xong. Hoặc bạn có thể để tài liệu cần photo lên nắp ADF để máy tự động chạy.
Đặt tài liệu cần photo trên mặt kính máy photocopy
Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc của tài liệu cần photo
Trên màn hình điều khiển, bạn quan sát các nút chức năng báo số lượng và màu sắc. Tùy thuộc vào nhu cầu để chọn số lượng bản copy, in một mặt hay hai mặt,….
Lưu ý: Với một số tài liệu dày và cần photo thành nhiều bản, bạn nên sử dụng chế độ chia bộ để đảm bảo tài liệu khi copy ra đúng thành bản, tránh trường hợp phải mất thời gian để sắp xếp lại tài liệu.
Bước 4: Chọn đúng kích thước khổ giấy
Việc chọn đúng kích thước khổ giấy rất quan trọng. Bởi vậy, ngoài kích thước chuẩn của khổ giấy là 8.5 x 11 inch. Bạn cũng có thể lựa chọn các khổ giấy khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Bước 5: Nhấn “Start”
Đây là bước thao tác cuối cùng trong hướng dẫn cách dùng máy photocopy. Ở bước này bạn chỉ cần nhấn vào nút Start để quá trình photo được bắt đầu. Khi đó bạn sẽ thấy được những bản tài liệu sẽ được xuất hiện. Bạn có thể đứng ở đó để kiểm tra bản photo đã đạt chuẩn hay chưa. Nếu có lỗi trong quá trình photo thì sẽ có thể kịp thời sửa lỗi ngay tức thì.
Lưu ý: Trong trường hợp bạn cần photocopy nhiều bản nhưng yêu cầu của bản in không đúng như bạn mong muốn, bạn có thể nhấn nút Stop để dừng quá trình copy, sau đó điều chỉnh lại sao cho phù hợp với yêu cầu của bạn.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng máy photocopy đơn giản cho người mới bắt đầu. Nếu còn thắc mắc, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được giải đáp.
HOTLINE liên hệ: 0933.906.212
>>> Xem thêm: Cho thuê máy photocopy tại Tân Bình
Một số lưu ý trong cách dùng máy photocopy
Cách sử dụng máy photocopy dễ dàng và đơn giản nếu bạn dành chút thời gian để tìm hiểu. Tuy nhiên để máy có thể hoạt động hiệu quả và có tuổi thọ lâu dài, bạn nên chú ý một số điều sau:
Cách sử dụng máy photocopy khá đơn giản
– Tuyệt đối không được bật/ tắt máy photocopy liên tục.
– Nếu không sử dụng máy photocopy thường xuyên, bạn nên tắt máy để giúp tiết kiệm điện cũng như bảo vệ tuổi thọ của máy.
– Nên đặt máy ở những vị trí không có ánh sáng trực tiếp hay nhiệt độ quá cao.
– Không nên sử dụng máy liên tục, quá công suất giới hạn.
– Luôn đảm bảo nguồn điện cung cấp cho máy ổn định.
– Khi mới mua máy photocopy về bạn không nên sử dụng ngay. Thay vào đó hãy giữ nguyên máy trong khoảng 2 tiếng trước khi khởi động.
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn hướng dẫn dùng máy photocopy chi tiết cho người mới bắt đầu, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn.
Ngoài ra, nếu có nhu cầu mua hoặc sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy giá rẻ hãy liên hệ ngay với Nam Trường Khang qua Hotline: 0933.906.212 để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất.