Trường Học Thuê Máy Photocopy

Trong bối cảnh ngân sách giáo dục luôn phải san sẻ cho nhiều hạng mục, trường học thuê máy photocopy đang nổi lên như một giải pháp tài chính khôn ngoan. Thay vì bỏ ra vài chục triệu đồng mua máy – rồi lại “đội” thêm phí mực, drum, lò sấy và bảo trì – các trường chuyển sang dịch vụ cho thuê máy photocopy trọn gói: đóng phí cố định, in ấn không giới hạn, hỏng có kỹ thuật tới thay linh kiện ngay.

1. Phác họa nhu cầu in ấn khổng lồ trong trường phổ thông, cao đẳng, đại học.
2. Phân tích lợi – hại giữa mua mới và thuê máy photocopy trường học.
3. Đưa ra con số tiết kiệm thực tế (giảm tới 50 % chi phí in ấn/năm) cùng bài học triển khai tại một trường THPT quy mô 1 500 học sinh.

Bối cảnh: tài liệu dạy – học “phình to”, ngân sách lại thu hẹp

• Giáo viên cần: giáo án, đề kiểm tra, phiếu bài tập, tài liệu chuyên đề ôn thi.
• Học sinh cần: phiếu học tập, đề cương, bản tin câu lạc bộ, bài nghiên cứu.
• Phòng ban cần: thông báo, biên bản họp phụ huynh, báo cáo cho sở giáo dục.

Một trường THPT trung bình in 40 000–60 000 trang mỗi tháng tại các đợt kiểm tra giữa – cuối kỳ. Nếu mua máy A3 tốc độ 35 ppm, chi phí:

Con số này chưa tính “phí downtime” khi máy hỏng – giáo viên buộc phải ra tiệm photocopy gấp, phát sinh thêm vài triệu cho mỗi đợt cao điểm.

Giải pháp: trường học thuê máy photocopy – trả phí cố định, in ấn vô lo

Mô hình thuê trọn gói

Đơn vị cung cấp đặt máy Ricoh/Toshiba đời mới tại phòng thiết bị. Trường trả 3 000 000 đ/tháng, đã gồm:

• 5 000 trang trắng–đen miễn phí; vượt ngưỡng tính 280 đ/trang.
• Mực, drum, lò sấy, chip cảm biến – hỏng là thay ngay.
• Kỹ thuật bảo trì 2 lần/tháng; phản hồi trong 2 giờ nếu máy ngưng hoạt động.

Nhờ đó, trường học thuê máy photocopy đổi “chi phí một cục” → “chi phí dòng” – dễ lập kế hoạch tài chính đầu năm.

Dịch vụ hậu mãi

Dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín còn tặng thêm:

• Tập huấn cho cán bộ thiết bị cách xử lý kẹt giấy, reset bộ đếm mực.
• Phần mềm theo dõi sản lượng: cuối tháng xuất báo cáo, nhà trường dễ làm quyết toán.

So sánh – mua máy và thuê máy

Với số liệu trên, phương án trường học thuê máy photocopy cắt tối thiểu 120 trang/ngày phải in ngoài lúc máy trường bảo trì. Thầy cô không mất công ra tiệm, học sinh nhận tài liệu đúng lịch.

Tính toán thực – giảm 50 % chi phí in ấn một năm

Trường THPT Y. (1 500 học sinh) từng chi 30 triệu/năm cho máy cũ. Sau khi ký hợp đồng thuê máy photo 3 năm:

• Phí thuê: 3 triệu x 12 = 36 triệu (5 000 trang miễn phí/tháng).
• Trang vượt: 15 000 trang/năm x 280 đ = 4,2 triệu.
• Tổng: 40,2 triệu.

Thoạt nhìn cao hơn, nhưng khi so:

• Tiệm in ngoài (downtime) – trước đây 7 triệu/năm → nay 0.
• Linh kiện khẩn cấp – tiết kiệm 6 triệu.
• Giảm hỏng đề do in gấp, không phải in lại (≈ 5 % sản lượng) – tiết kiệm 3 triệu.

Khoản tranh lệch 16 triệu biến thành quỹ photo màu cho CLB Mỹ thuật và tạp chí học sinh.

Điều khoản “vàng” khi thương lượng hợp đồng thuê máy cho trường

1. Trang màu miễn phí: ít nhất 200 trang/tháng cho giáo án minh họa.
2. Cam kết linh kiện: drum 80 000 bản, fuser 300 000 bản mới thay.
3. Nâng cấp mùa cao điểm: tháng ôn thi Quốc gia nhà cung cấp bổ sung máy dự phòng 25 ppm, không phí.
4. Chính sách đào tạo: 2 buổi/năm cho giáo vụ và sinh viên hỗ trợ thiết bị.

Lộ trình triển khai suôn sẻ

1. Khảo sát – đếm trang 2 tháng để biết chuẩn sản lượng.
2. Chọn máy – ưu tiên khổ A3, in hai mặt, scan PDF về email.
3. Phân quyền – tài khoản in cho từng khoa; báo cáo cuối tháng minh bạch.
4. Đánh giá – mỗi học kỳ đối chiếu chỉ số “tiết kiệm chi phí in ấn” so với kế hoạch; điều chỉnh gói trang miễn phí nếu cần.

Kết quả: tài liệu sẵn sàng – giáo viên vui, học sinh chủ động

Từ khi trường học thuê máy photocopy, thầy cô không còn cảnh “tranh thủ chạy ra tiệm” trước giờ vào lớp. Tài liệu in đúng lịch giúp tiết dạy mượt, học sinh nhận phiếu luyện tập ngay đầu giờ. Ban giám hiệu tiết kiệm ngân sách nhưng vẫn nâng cao chất lượng dạy – học, đúng triết lý “đầu tư cho trải nghiệm, cắt bớt gánh nặng vận hành”.

Kết Luận Chung Về Việc Trường Học Thuê Máy Photocopy

Ở thời kỳ mọi đồng ngân sách phải dùng đúng chỗ, trường học thuê máy photocopy là bước đi chiến lược: dồn vốn cho phòng STEM, thư viện số – còn chuyện in ấn giao cho dịch vụ cho thuê máy photocopy chuyên nghiệp. Khi hợp đồng rõ ràng, SLA chặt chẽ và sản lượng được giám sát, nhà trường dễ dàng tiết kiệm chi phí in ấn, chất lượng tài liệu vẫn đạt chuẩn, và thầy trò có thể dành toàn bộ năng lượng cho điều quan trọng nhất: tri thức và cảm hứng học tập.

Link bài viết “Trường Học Thuê Máy Photocopy” xem tại: /truong-hoc-thue-may-photocopy/