Bài viết sẽ hướng dẫn:
- Nơi tìm mục cài đặt độ phân giải máy photo trên driver in, menu scan.
- Quy tắc vàng: 200–300 DPI cho văn bản, ≥ 600 DPI cho hình ảnh chi tiết.
- Mẹo thực hành để vừa scan độ phân giải cao khi cần, vừa không làm “nghẽn đường truyền” mạng nội bộ.
- Vai trò của dịch vụ cho thuê máy photocopy khi doanh nghiệp muốn thiết lập preset DPI chuẩn hóa cho toàn văn phòng.
DPI là gì và vì sao phải điều chỉnh?
DPI (dots per inch) đo mật độ chấm mực (in) hoặc điểm ảnh cảm biến (scan) trên mỗi 2,54 cm. DPI càng cao, ảnh càng sắc nét—nhưng đồng nghĩa:
- File lớn hơn (scan), chiếm băng thông và bộ nhớ.
- Thời gian in lâu hơn (đầu in quét nhiều hơn).
- Mực tiêu thụ nhiều hơn do mật độ chấm cao.
Vì vậy, điều chỉnh DPI máy photocopy chính là “vặn núm” giữa chất lượng và hiệu suất.
Cách tìm mục cài đặt độ phân giải máy photo
Khi in
- Ctrl + P → Printer Properties (Windows) / System Print (macOS).
- Tab Quality (Ricoh) / Image Quality (Canon).
- Mục Resolution: tùy chọn 150, 300, 600, 1 200 dpi.
Máy đa chức năng trong dịch vụ cho thuê máy photocopy thường mở khóa sẵn 1 200 DPI cho poster, brochure—hãy kiểm tra giấy trước khi thử.
Khi scan
Menu cảm ứng → Scanner → Resolution/Scan Settings:
- 100 x 100, 200 x 200, 300 x 300, 600 x 600 dpi…
- Một số model còn cho 1 200 dpi (độ sâu 24-bit màu).
Chọn DPI nào cho mỗi loại tài liệu?
| Loại tài liệu | Mục đích | DPI khuyến nghị | Lý do |
| Văn bản thuần (hợp đồng, đơn) | Lưu, gửi mail | 200–300 dpi | Chữ rõ, file nhỏ (50–100 KB/trang) |
| Tài liệu kèm sơ đồ | Lưu trữ lâu dài | 300–400 dpi | Đường line mảnh rõ, dung lượng vừa phải |
| Ảnh sản phẩm, poster | In khổ A3 | 600 dpi | Chi tiết sắc, không vỡ hạt |
| Tạp chí, catalog màu | In offset, proof | 1 200 dpi | Giữ texture, gradient mịn |
Bám quy tắc này, bạn scan độ phân giải cao chỉ khi cần, tránh “phình” ổ NAS.
Thao tác điều chỉnh DPI máy photocopy – ba bước là xong
Đối với in
- Chọn máy → Quality → Resolution 300 dpi (hoặc 600/1 200).
- Tick “Toner Save” nếu in thử màu ở 600 dpi để giảm mực.
- Nhấn Print.
Lưu preset “300 dpi BW” để lần sau khỏi chỉnh lại.
Đối với scan
- Trên panel, Resolution → 300 dpi.
- Định dạng PDF/A nếu lưu trữ lâu dài.
- Scan → File gửi về mail hoặc SMB.
Nếu file vượt 10 MB, driver gợi ý nén—rất hữu ích cho gửi mail ngoại mạng.
Cân bằng tốc độ, chất lượng và dung lượng
Hãy thử bài toán:
Scan 100 trang A4 ở 300 dpi (BW) → ~15 MB.
Scan 600 dpi (màu) → ~180 MB.
Nếu chỉ cần OCR văn bản, 300 dpi đủ; 600 dpi chỉ nên dùng cho trang có hình, logo cần vector hoá. Đây là cốt lõi trong chiến lược điều chỉnh DPI máy photocopy.
Tại sao preset DPI do IT thiết lập lại quan trọng?
- Giảm sai sót: nhân viên nhấn Scan là có file 300 dpi, không cần nhớ cài đặt.
- Tiết kiệm băng thông: giờ cao điểm, server không “đỏ” vì file 600 dpi vô tội vạ.
- Chuẩn hóa chất lượng lưu trữ: tài liệu 5 năm sau vẫn tra cứu OCR như một.
Với mô hình dịch vụ cho thuê máy photocopy, kỹ sư sẽ giúp bạn tạo 3 preset: “BW-300”, “Color-300”, “Photo-600”.
Mẹo tối ưu chuyên sâu
- Duplex + 200 dpi cho giấy tờ 2 mặt giảm một nửa thời gian.
- Auto-Color Detection: máy chỉ quét màu khi page có màu, tiết kiệm dung lượng.
- Sharpness +2 tại 200 dpi giúp chữ đậm, rõ hơn.
Báo cáo kiểm soát: log DPI để quản lý
Xuất Scan Job Log mỗi tháng:
| User | DPI | Color/BW | Size | Thời gian |
Thấy user A scan 500 trang 600 dpi màu? Hỏi lý do, hướng dẫn lại. Đây là phần quan trọng của quản trị chất lượng in – scan.
Lợi ích khi doanh nghiệp thuê máy có sẵn DPI cao
- Driver unlock đủ mức 1 200 dpi (mua máy cũ hay bị khóa 600).
- Tốc độ chip mới: Scan 600 dpi ~ 110 ipm, in 1 200 dpi không giảm tốc.
- Dịch vụ cho thuê máy photocopy chịu trách nhiệm firmware, khớp DPI với mực chính hãng – tránh lem.
Kết luận
Điều kỳ diệu của kỹ thuật số là quyền “chọn chi tiết” nằm trong tay chính bạn. Điều chỉnh DPI máy photocopy chính là điều khiển sự cân bằng: in – scan đủ sắc nét để gây ấn tượng, nhưng cũng đủ nhẹ để luồng công việc không nghẽn.
Hãy ghi nhớ con số vàng 200–300 dpi cho words, ≥ 600 dpi cho ảnh; lưu preset, log DPI, và hợp tác với đơn vị dịch vụ cho thuê máy photocopy nếu cần thiết. Khi đó, mỗi cú nhấp SCAN hay PRINT sẽ biến thành trải nghiệm mượt mà, hợp túi tiền và thân thiện với băng thông lẫn ổ cứng văn phòng. Xử lý DPI thông minh chính là bước nhỏ nhưng quyết định lớn cho hành trình tối ưu tài liệu của doanh nghiệp.
Link bài viết “Tối Ưu Chất Lượng Và Tốc Độ Bằng Cách Điều Chỉnh DPI Máy Photocopy” xem tại: /toi-uu-chat-luong/
