Lắp thêm khay giấy máy photocopy

Mỗi mùa báo cáo, chiếc photocopy kêu réo “khay giấy trống” cứ vài phút một lần; người trực máy phải chạy tới nạp giấy, cắt khúc luồng công việc. Thay vì mua thêm máy, nhiều doanh nghiệp chọn lắp thêm khay giấy máy photocopy – một phụ kiện mở rộng sức chứa tới 2 000 tờ, giúp thiết bị chạy dài mà không dừng. Bài viết sẽ hướng dẫn quy trình từ A→Z:

1. Chuẩn bị an toàn: tắt máy, rút điện.
   
2. Gắn phần cứng khay mới, gắn bộ nạp giấy tự động nếu có.
   
3. Kết nối cáp, khởi động và kiểm tra máy đã nhận mở rộng khay máy photo.
   
4. Khi nào nên thuê thêm khay sẵn từ dịch vụ cho thuê máy photocopy thay vì tự đầu tư.

Vì sao nên lắp thêm khay giấy máy photocopy?

• Giảm downtime: mỗi lần khay 500 tờ hết, bạn mất 2–3 phút nạp giấy. Với 10 000 trang/ngày, lắp thêm khay giấy máy photocopy 2 000 tờ tiết kiệm hơn 30 phút lao động.
  
• In đa loại giấy: khay 1 để A4, khay 2 A5, khay 3 Letterhead; không phải đổi giấy thủ công.
  
• Tối ưu luồng in tài liệu dài: brochure, booklet, catalogue – máy chạy xuyên suốt, không “đứt mạch” màu hàng.
  

Bước chuẩn bị – an toàn là trên hết

Đầu tiên, nhớ tắt máy, rút điện. Lý do: tránh sốc tĩnh, bảo vệ bo nguồn khi cắm cáp khay mới. Đặt máy photo trên mặt phẳng, nhờ thêm một người hỗ trợ nâng vì khay mở rộng nặng 15–20 kg.

Gỡ phần che và gắn khay giấy mở rộng

Tháo ốp che bên dưới

Nhiều model (Ricoh IM C3000, Canon 4535i) có tấm nhựa che hộc gắn phụ kiện. Dùng tuốc-nơ-vít #2 tháo hai vít, cất vào khay đựng ốc.

Xếp khay mở rộng sát đáy máy

• Xoay bánh xe khóa để khay đứng chắc.
  
• Căn lỗ chốt hai bên, đẩy nhẹ tới khi nghe “cạch”.
  

Quy trình lắp thêm khay giấy máy photocopy chỉ tốn 5 phút nhưng cần căn thẳng để giấy không bị lệch khi nạp.

Bắt vít cố định

Bộ khay kèm 4 vít – siết chặt, tránh rung khi in 2 000 trang liên tục. Đây cũng là yêu cầu trong manual “Install Sheet Feeder Option”.

Kết nối cáp – “bắt tay” giữa khay và bo điều khiển

Một số khay cao cấp có motor riêng; cáp này cấp điện cho motor cuộn giấy.

Bật máy và kiểm tra nhận khay

Sau khi lắp thêm khay giấy máy photocopy, cắm điện, nhấn Power:

1. Màn hình hiển thị “Tray 3 – Plain – A4 – 2 000 sheets”.
   
2. Vào User Tools → System → Tray Settings xác nhận khay mới.
   
3. In test 10 trang; nếu máy báo “Paper Misfeed Tray 3” → tháo, kiểm tra khay chưa đóng kín.
   

Chuyển đổi khay tự động – khai thác tối đa mở rộng khay máy photo

Trong Tray Settings → Auto Tray Switching bật cả khay cũ và khay mới. Máy sẽ tự chuyển khi khay 1 hết, bảo đảm dòng lệnh in dài không dừng.

Khi nào cần gắn bộ nạp giấy tự động?

Nếu văn phòng in 30 000 trang/tháng:

• Sheet Feeder Unit 2 000 tờ đủ đáp ứng.
  
• Nhưng nếu in catalogue A3, cần gắn bộ nạp giấy tự động khay A3 500 tờ + module hút giấy chân không, tránh kẹt.
  

Hãy tham khảo manual model cụ thể; một số khay A3 cần thêm “Spacer Kit”.

Lợi ích đo được sau 3 tháng lắp thêm khay giấy máy photocopy

Con số cho thấy khoản đầu tư khay mở rộng hoàn vốn trong 3–4 tháng nhờ giảm công “chạy giấy”.

Thuê hay mua khay? – so sánh nhanh

Nếu dự án chỉ 1 năm, thuê khay kèm máy là lựa chọn tiết kiệm.

Checklist “lắp thêm khay giấy máy photocopy” 15 phút

1. Tắt máy, rút nguồn.
   
2. Tháo ốp che hộc khay.
   
3. Đẩy khay mở rộng vào, siết vít.
   
4. Cắm cáp, khóa.
   
5. Bật máy, kiểm tra Tray Settings.
   
6. In test, bật Auto Tray Switching.
   

Lưu checklist này ở bảng thông báo IT – đảm bảo ai cũng gắn khay đúng.

Kết luận việc lắp thêm khay giấy máy photocopy

Một khay giấy bổ sung không chỉ tăng sức chứa, nó còn giải phóng con người khỏi việc “điền giấy” thủ công, giữ cho dòng công việc trơn tru. Với vài thao tác lắp thêm khay giấy máy photocopy, doanh nghiệp có thể xử lý đơn hàng in dày đặc, brochure, tài liệu sự kiện mà không gián đoạn. Và nếu muốn “nhẹ vốn”, hãy cân nhắc gói dịch vụ cho thuê máy photocopy đã kèm tùy chọn mở rộng khay – mọi thứ đến sẵn, bảo trì trọn gói, để bạn tập trung vào nội dung in ấn thay vì linh kiện.

Từ nay, tiếng máy photocopy chạy êm, không còn ngắt quãng vì “Paper Empty” – bởi bạn đã chủ động bổ sung “bình xăng” giấy đúng lúc, đúng cách, đúng nhu cầu.

Lin bài viết “Lắp thêm khay giấy máy photocopy” xem tại: /lap-them-khay-giay-may-photocopy/