Chọn model không phù hợp nhu cầu
Sai lầm
Văn phòng 80 nhân viên, in 18 000 trang/tháng nhưng thuê máy 25 ppm (trang/phút) khổ A4 cơ bản. Kết quả: hàng chờ in kéo dài, mùa báo cáo quý máy quá tải liên tục.
Cách tránh
- Tính Average Monthly Page Volume (AMPV) ít nhất 1,2 × sản lượng cao điểm.
- Nếu in màu tài liệu marketing, chọn máy có CMYK riêng và tốc độ 35 ppm+.
- Tra “Duty Cycle” trong brochure: nên < 70 % để máy bền.
Kinh nghiệm thuê máy photocopy: luôn cộng 20 % “đệm” cho tăng trưởng.
Đặt bút ký khi chưa đọc kỹ điều khoản hợp đồng
Sai lầm
Hợp đồng ghi “Sửa chữa trong vòng 24–72 h tùy tình trạng”. Khi máy hỏng, kỹ sư hẹn… ba ngày vì linh kiện hết. Doanh nghiệp phải in ngoài, mất thời gian lẫn chi phí.
Cách tránh
- Yêu cầu SLA (Service Level Agreement) rõ: phản hồi 2 h, sửa 4 h, máy dự phòng sau 24 h.
- Ghi số điện thoại hotline, mail chăm sóc – và phạt vi phạm SLA.
- Điều khoản chấm dứt: trả máy miễn phí, xóa dữ liệu HDD theo chuẩn.
Chú trọng giá rẻ, bỏ qua chất lượng dịch vụ
Sai lầm
Công ty A chọn gói thuê rẻ hơn 10 % nhưng: mực refill trôi nổi, bản in mờ, drum xuống cấp nhanh, cuối cùng chi cao hơn vì phải thay linh kiện.
Cách tránh
- So sánh Tổng chi phí sở hữu: giá thuê + mực + linh kiện + downtime.
- Hỏi nhà cung cấp dùng mực OEM hay tái chế? Có tem QR kiểm tra không?
- Đọc phản hồi khách cũ, yêu cầu in thử 50 trang test.
Không khảo sát vị trí đặt máy và nguồn điện
Sai lầm
Máy 45 ppm đặt chung ổ cắm với lò vi sóng; giờ trưa sụt điện làm máy reset, hỏng bản in.
Cách tránh
- Bố trí ổ cắm độc lập 220 V, aptomat 15 A.
- Đặt máy nơi thoáng, gần lối giao tiếp để tiện bảo trì.
- Gói thuê nên kèm UPS nhỏ 2 kVA cho khu vực điện chập chờn.
Bỏ qua tính năng bảo mật in
Sai lầm
In bảng lương, nhân viên khác vô tình lấy nhầm – dữ liệu nhạy cảm lộ.
Cách tránh
- Kích hoạt Secure Print: in nhập mã PIN rồi đến máy nhập để in.
- Bật mã người dùng, quota màu/đen.
- Kiểm tra nhà cung cấp có hỗ trợ xóa HDD khi hết hạn không.
Không lập báo cáo định kỳ – “đốt tiền” mà không hay
Sai lầm
Sau 6 tháng, chi phí in màu tăng 40 % nhưng không ai biết phòng ban nào “bấm” nhiều.
Cách tránh
- Xuất báo cáo Department ID mỗi tháng, gắn đơn giá → bảng chi phí.
- Huấn luyện nhân viên lựa chọn đen-trắng cho tài liệu nội bộ.
- Nếu không rành, yêu cầu dịch vụ cho thuê máy photocopy cung cấp dashboard online.
Tự ý thay mực, linh kiện không chính hãng
Sai lầm
Phòng IT mua drum tái chế giá rẻ, chỉ sau 30 000 trang bản in xuất hiện sọc; nhà cung cấp từ chối bảo hành vì vi phạm điều khoản.
Cách tránh
- Dùng trống, lô sấy OEM đúng mã.
- Tra cứu tem chính hãng hoặc đặt trực tiếp qua nhà thuê.
- Ghi nhật ký thay linh kiện, báo ngay khi bị lỗi “Replace Part Soon”.
Khuyến nghị tiếp cận đúng khi thuê máy
- Phân tích nhu cầu: in bao nhiêu trang/tháng, màu hay đen, khổ giấy?
- Đấu thầu minh bạch: xem xét ít nhất 3 đơn vị, không chỉ giá mà cả SLA, mực OEM, bảo mật HDD.
- Thử máy thực tế: in 500 trang test – đánh giá tốc độ, màu, tiếng ồn.
- Ký hợp đồng kèm phụ lục chi tiết: SLA, phạt, khấu hao linh kiện, di dời.
- Giám sát liên tục: báo cáo tháng, kiểm chỉ số, điều chỉnh quota.
Theo kinh nghiệm, doanh nghiệp vừa tích hợp quy trình này đã cắt 25 % chi phí in/năm và không còn gặp “điểm đen” sai lầm khi thuê máy photocopy.
Lời kết chung về sai lầm khi thuê máy photocopy
Thuê máy photo là giải pháp linh hoạt, nhưng chỉ hiệu quả khi bạn tránh được 7 sai lầm khi thuê máy photocopy kể trên. Từ việc chọn model phù hợp, soạn SLA rõ ràng, đánh giá dịch vụ hậu mãi, đến quản lý chi phí bằng mã người dùng – mọi bước đều quan trọng ngang nhau. Hãy coi list “tránh sai lầm thuê máy” như kim chỉ nam, và đừng ngại đặt câu hỏi, in thử hay yêu cầu minh chứng từ nhà cung cấp.
Khi bạn chuẩn bị kỹ, dịch vụ cho thuê máy photocopy trở thành cánh tay phải đắc lực: máy chạy bền, bản in đẹp, ngân sách gọn. Ngược lại, chỉ một quyết định vội vàng có thể kéo theo chuỗi phiền phức dài nhưng… hoàn toàn có thể tránh ngay từ đầu.
Link bài viết “7 Sai Lầm Khi Thuê Máy Photocopy” xem tại: /sai-lam-khi-thue-may-photocopy/
