Bối cảnh ban đầu
| Thông tin | SAOBEO (mua) | OHQBT (thuê) |
| Quy mô nhân sự | 50 người | 45 người |
| Nhu cầu in | 8 000 trang/tháng (90 % đen–trắng, 10 % màu) | 7 500 trang/tháng (85 % đen–trắng, 15 % màu) |
| Mục tiêu | Chủ động thiết bị lâu dài | Tối ưu dòng tiền & hỗ trợ kỹ thuật |
Doanh nghiệp SAOBEO mua máy – “tiền nhiều trả trước”
Chi phí đầu tư ban đầu
- Máy A3 đa năng 40 ppm: 46 triệu đồng
- Bộ finisher đóng ghim: 6 triệu
- Lắp đặt & hướng dẫn: 2 triệu
Tổng chi phí máy photocopy 1 năm (chỉ tính khấu hao 1/5): 9,2 triệu đồng.
Những phát sinh trong quá trình sử dụng
| Hạng mục | Số lần | Chi phí (đồng) |
| Thay drum (70 000 trang) | 1 | 3 200 000 |
| Thay lô sấy | 1 | 2 600 000 |
| Mực & linh kiện nhỏ | — | 4 400 000 |
| Kỹ thuật sửa kẹt giấy (ngoài bảo hành) | 3 | 1 800 000 |
Khối kỹ thuật nội bộ phải tự khắc phục 15 lần kẹt giấy, mất tổng 18 giờ – tương đương một nhân sự IT làm việc ba ngày.
Trục trặc lớn
Tháng 9, máy báo lỗi SC542, nằm chờ linh kiện hai ngày. Nhân viên phải chạy ra tiệm in, tốn thêm 1,1 triệu đồng.
Kết quả, chi phí máy photocopy 1 năm của SAOBEO:
- Khấu hao + khởi tạo: 9,2 triệu
- Vật tư & sửa chữa: 12 triệu
- Chi phí in ngoài & nhân công chờ: 3 triệu
- Tổng: 24,2 triệu đồng
Doanh nghiệp OHQBT thuê máy – “chi phí dòng, kỹ thuật kèm”
Gói thuê
| Hạng mục | Chi tiết |
| Phí cố định | 2 800 000 đ/tháng (6 000 trang trắng–đen + 300 trang màu free) |
| Trang vượt | 250 đ/trang đen; 1 800 đ/trang màu |
| Hỗ trợ | Kỹ sư tới sau 2 giờ; máy dự phòng 24 giờ |
Chi phí theo sản lượng
- Tổng trang đen vượt: 7 500 – 6 000 x 12 = 18 000 trang → 4,5 triệu
- Tổng trang màu vượt: 1 350 trang → 2,43 triệu
- Phí thuê cố định: 33,6 triệu
Không phát sinh linh kiện hay downtime ≥ 4 giờ (máy lỗi một lần nhưng được thay fuser miễn phí trong ngày).
Chi phí máy photocopy 1 năm của OHQBT: 40,53 triệu đồng.
So sánh thuê vs mua thực tế – con số không nói dối
| Tiêu chí | SAOBEO (mua) | OHQBT (thuê) |
| Chi phí năm đầu | 24,2 triệu | 40,53 triệu |
| Vốn ban đầu | 54 triệu | 0 |
| Downtime > 24 h | 2 ngày | 0 ngày |
| Số lần IT can thiệp | 15 | 0 |
| Cập nhật tính năng scan đám mây | Phải mua thêm module 4 triệu | Có sẵn |
Nhìn bề mặt, mua rẻ hơn gần 16 triệu. Nhưng SAOBEO phải “đóng băng” 54 triệu vốn – khoản có thể dùng để xoay vòng marketing. OHQBT giữ dòng tiền linh hoạt, sẵn sàng điều chỉnh chiến lược vì không lo khấu hao.
>>>Xem thêm về dich vụ: cho thuê máy photocopy
Hiệu quả thuê máy photocopy dưới góc độ vận hành
- Tinh giản quy trình – nhân viên OHQBT không mất thời gian liên hệ bảo hành, công ty thuê lo tất.
- Tăng tốc dự án – không có “ngày mất máy”, bản in luôn đúng giờ meeting khách hàng.
- Cập nhật công nghệ – cuối năm, OHQBT nâng miễn phí lên máy scan song tốc gấp đôi, giúp số hóa hợp đồng vào SharePoint.
Yếu tố cảm xúc và thương hiệu
- SAOBEO vất vả xử lý mực dây, tốn giờ lau chùi, hình ảnh văn phòng “lỗi thời” trước khách ghé thăm.
- OHQBT có máy màu mới, màn hình cảm ứng, file scan ra PDF OCR – đối tác nhận tài liệu chuyên nghiệp, tăng uy tín.
Kết luận
Bảng so sánh thuê vs mua thực tế cho thấy:
- Doanh nghiệp nhiều vốn, quy trình IT mạnh, sản lượng ổn định – mua máy giúp chi phí năm đầu thấp.
- Doanh nghiệp cần dòng tiền linh hoạt, muốn giảm gánh kỹ thuật, ưu tiên trải nghiệm – thuê máy mang lại hiệu quả thuê máy photocopy rõ ràng.
Dẫu lựa chọn nào, đừng quên rà soát SLA kỹ thuật, lộ trình linh kiện, tính năng scan bảo mật và báo cáo sản lượng. Khi đó, khoản đầu tư – dù “tiền cục” hay “tiền dòng” – đều sinh lời tối đa cho luồng hồ sơ và hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.
Link bài viết “So Sánh Thuê Vs Mua Thực Tế” xem tại: /so-sanh-thue-vs-mua-thuc-te/
