HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY RICOH TOSHIBA

Muốn khai thác tối đa thiết bị Ricoh/Toshiba và bảo toàn chất lượng dịch vụ, bạn phải có hướng dẫn sử dụng máy photocopy Ricoh Toshiba đầy đủ. Điều này càng quan trọng khi doanh nghiệp chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy để sở hữu máy photocopy giá rẻ: máy rẻ nhưng nếu vận hành sai, chi phí ẩn sẽ đội lên.

Hiểu cấu trúc máy – đâu là kính, đâu là trống?

Chuẩn bị hạ tầng (điện, mạng, vị trí)

1 Điện

1. Kéo ổ cắm riêng 220 V, dây tiếp địa ≥ 2 m.
2. Test bút thử điện: chân N = 0 V, chân L = 220 V.
3. Nếu điện hay tụt < 200 V: lắp ổn áp 1 kVA.

2 Mạng

1. Dùng cáp Cat 6 nối switch văn phòng vào cổng LAN.
2. Ghi nhãn “PHOTOCOPY 240” lên dây để dễ nhận.
3. Router/Access‑Point ≤ 5 m nếu in Wi‑Fi nhiều.

3 Vị trí

• Cách tường 20 cm để quạt gió không nghẹt.
• Tránh thẳng gió máy lạnh (nhiệt sốc → nứt drum).
• Nhiệt 18–26 °C, ẩm 40–60 %.

Cấp IP tĩnh & cài driver (Windows, macOS, di động)

Cấp IP tĩnh – Ricoh

hướng dẫn sử dụng máy photocopy Ricoh Toshiba nhấn mạnh: “Không IP tĩnh = mất driver”.

1. Nhấn Home > User Tools.
2. Vào System Settings > Interface Settings.
3. Chọn IPv4 → Edit → gõ 192.168.1.240.
4. Subnet 255.255.255.0; Gateway 192.168.1.1; OK.
5. Máy hỏi Reboot? → Yes. Chờ 60 s.

Driver Windows 11 (PCL 6)

1. Tải Ricoh_PCL6_Driver_v4xx.exe.
2. Chạy → Add Port → TCP/IP → 192.168.1.240.
3. Chọn model IM‑C3000.
4. In test page: logo + văn bản phải nét, không sọc.

Driver macOS 14 (PS)

1. System Settings → Printers & Scanners → + .
2. Tab IP, nhập IP, Protocol LPD.
3. Click Generic PostScript → Chọn Ricoh IM‑C3000 PS (tìm driver phù hợp)
4. In thử Keynote 3 trang.

In di động

• Ricoh : cài app Smart Device Connector → mở → quét QR trên màn hình máy → chọn Print → duyệt file → Print.
• Toshiba : cài e‑BRIDGE Print & Capture → nhập IP → in/scan.
• AirPrint : trên máy, vào Network > Bonjour → Enable → iPhone chọn Share > Print → máy hiển thị.

Sao chụp cơ bản – chi tiết nút bấm & xử lý lỗi

Copy 1 → 1 mặt

1. Mở nắp, đặt bản gốc úp góc trái.
2. Nhấn Copy trên màn hình cảm ứng.
3. Nhấn Start. Bản sao ra khay.

Copy 1 → 2 mặt

1. Chọn Duplex.
2. Chọn Original > 1‑Sided, Copy > 2‑Sided.
3. Nhấn Start.

3 Copy sách (Book → 2 Singles)

1. Đặt sách mở phẳng.
2. Copy → Book Copy → Book→2 Singles.
3. Chọn Erase Edge 3 mm.
4. Preview → Start.

4 Phóng to 141 % (A5 → A4)

1. Copy → Reduce/Enlarge.
2. Chọn 141 %.
3. Preview → Start.

In nâng cao – Locked Print, 2‑Up, Booklet

Locked Print (bảo mật)

1. File → Print → Properties.
2. Tab Job Type → Locked Print.
3. Nhập PIN 4 số → OK → Print.
4. Tại máy: Printer > Job List → chọn job → nhập PIN → Print.

In 2‑Sided + 2‑Up

1. Properties → Tab Layout.
2. Tick 2‑Sided > Flip Long Edge.
3. Tick Pages per Sheet = 2.
4. Print. Giấy giảm 75 %.

Booklet + Saddle Stitch

1. Layout → Booklet.
2. Nếu có Finisher SR‑3270 (thuê gói cao): Saddle Stitch.
3. Giấy A3 → gập thành A4 booklet.
4. Print; máy in, gập, ghim vừa gáy.

Scan PDF/A, scan Email, scan SMB, scan USB (từng nút)

Scan → Email

1. Scanner → Email.
2. File Type → PDF/A.
3. Resolution 300 dpi.
4. Nhập finance@company.com.
5. Nhấn Start. Máy gửi SMTP; kiểm junk mail.

Scan → Folder (SMB v3)

1. Scanner → SMB → Add Destination.
2. Path \\\\192.168.1.10\\Scan; User: scanuser; Pass: Pa$$2025.
3. File Type PDF, Resolution 300 dpi.
4. Start. File lưu thư mục mạng.

Scan → USB

1. Cắm USB mặt chữ hướng lên.
2. Scanner → USB → PDF.
3. Nhấn Start. Máy lưu file, nhắc Remove Safely.

Quản trị user code & quota (tiết kiệm với dịch vụ cho thuê máy photocopy)

1. User Tools > Counter > Administrator Login.
2. User Management > Add.
3. Code: 1001, Name: Marketing, Quota: 3 000 trang (Print+Copy).
4. Ấn OK; máy ghi nhận.
5. Cuối tháng: Print User Counter → Export CSV → Excel.
6. So sánh color vs mono: nếu color vượt, đổi mặc định B/W.

Hình 6: Dashboard quota 6 phòng ban.

Bảo trì chi tiết (10K–30K–60K–90K)

Lau lô kéo (10 K)

• Dụng cụ: khăn microfiber, cồn isopropyl 90 °.
• Quy trình: rút khay, lau lô, chờ khô, đóng khay, reset Counter > Maintenance > Feed Roller.

Thay Feed Kit (30K)

• Part No: B223‑3020 (2 lô trước, 1 lô sau).
• Video hướng dẫn: tháo 2 ốc, gắn lô, xiết ốc — 20 phút.

Thay Drum (60K)

• Part No: D242‑9510; giá ~ 1,4 triệu.
• Thao tác: mở cửa trước, rút PCU, ấn chốt, lắp drum mới, reset SP3‑301‑001.

Thay Fuser (90K)

• Part No: D144‑4400; giá ~ 2,7 triệu.
• Tắt máy 30 phút → mở cửa sau → tháo 2 ốc → rút fuser → lắp mới → reset SP5‑810‑001.

Khách dịch vụ cho thuê máy photocopy không cần mua part – kỹ thuật viên mang tới, đảm bảo chất lượng dịch vụ SLA 4 giờ.

10 mẹo tiết kiệm mực, giấy, điện (thực hành)

1. Toner Saver = ON khi in nháp.
2. Default B/W ở driver.
3. Pages per Sheet = 2 cho họp nội bộ.
4. Duplex mặc định.
5. Lắc cartridge (10 lần) khi báo Low.
6. Quạt giấy + gạt bụi trước nạp.
7. Sleep 5 phút; Off 19 h — tiết kiệm 30 % điện.
8. Scan PDF thay photo phát 5 bản.
9. Preview trước in (Ctrl+P).
10. Dùng ADF cho > 5 trang (nhanh gấp 3).

Mã lỗi & xử lý 30 giây

So sánh chi phí: mua vs thuê

Thuê tiết kiệm 158 triệu tiền mặt, linh kiện & SLA 4 h giúp chất lượng dịch vụ luôn ổn.

FAQ (5 câu hay gặp)

1. Chromebook in thế nào? – Settings > Print > Advanced > Add IPP ipp://192.168.1.240/ipp/print.
2. AirPrint không nhận? – Ở máy: Network > Bonjour = ON; mở cổng 9100 trên firewall.
3. PDF scan nặng 100 MB? – Scan 300 dpi, bật Compression Level 3.
4. Dùng mực refill được không? – Không. Giảm tuổi Drum 50 %, mất bảo hành dịch vụ cho thuê máy photocopy.
5. Reset quota? – User Management → Reset Counter đầu tháng.

Checklist 5 phút trước khi in (in ra, dán cạnh máy)

• Quạt giấy, gỡ giấy cong
• Kiểm tra IP khớp driver
• Print Preview không cắt mép
• Chọn Black/White nếu không cần màu
• Gỡ kim khỏi bản gốc

Kết luận

Khi tuân thủ hướng dẫn sử dụng máy photocopy Ricoh Toshiba, doanh nghiệp sẽ:

• Cắt ≥ 30 % ngân sách mực + giấy.
• Giảm 70 % kẹt giấy, tăng năng suất 40 %.
• Bảo mật tài liệu với Locked Print, quota.

Kết hợp dịch vụ cho thuê máy photocopy, bạn sở hữu máy photocopy giá rẻ nhưng đạt chất lượng dịch vụ ngang máy đắt. Hãy in cẩm nang, gắn checklist, huấn luyện nhân viên 15 phút – từ nay, chiếc photocopy sẽ là trợ thủ, không còn là “cục nợ” tốn kém.

Link bài viết “Hướng Dẫn Sử Dụng Máy Photocopy Ricoh Toshiba” xem tại: /huong-dan-su-dung-may-photocopy-ricoh-toshiba/