Máy photocopy Ricoh Aficio MP 4001/5001 là thiết bị đa chức năng với khả năng sao chép, in ấn, quét tài liệu và fax, phù hợp với văn phòng vừa và lớn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, từ cách vận hành cơ bản đến các tính năng phổ biến, giúp bạn sử dụng máy một cách hiệu quả.

Hướng Dẫn Sử Dụng Cơ Bản Máy Photocopy Ricoh Aficio MP 4001/5001

1. Cấu tạo và các nút chức năng cơ bản

1.1. Cấu tạo chính

Màn hình điều khiển cảm ứng: Hiển thị các tùy chọn và thông báo.
Bàn phím số: Nhập số lượng bản sao, mật khẩu hoặc thông tin liên quan.
Khay giấy chính: Chứa giấy A4, A3 hoặc các khổ khác tùy nhu cầu.
Khay giấy phụ: Dùng khi cần in giấy đặc biệt như giấy dày, phong bì.
Khay đựng tài liệu: Thu nhận các tài liệu đã in hoặc sao chép.
Khu vực nạp tài liệu tự động (ADF): Tự động quét nhiều trang tài liệu liên tục.
Nắp máy quét: Dùng để quét tài liệu từng trang.

1.2. Các nút cơ bản trên bảng điều khiển

Start: Nút bắt đầu sao chép hoặc in.
Stop/Reset: Hủy lệnh đang thực hiện hoặc đưa máy về trạng thái ban đầu.
Energy Saver: Chuyển máy vào chế độ tiết kiệm năng lượng.
Mode Select: Chọn các chế độ như Copy, Scan, Fax.

2. Các chức năng cơ bản

2.1. Sao chép (Copy)

Chuẩn bị tài liệu:
- Đặt tài liệu lên kính quét nếu chỉ cần sao chép một vài trang.
- Sử dụng khay nạp tự động (ADF) để sao chép nhiều trang.
Cài đặt sao chép:
- Chọn chế độ Copy trên màn hình.
- Số lượng: Nhập số lượng bản sao bằng bàn phím số.
- Chọn khổ giấy: Mặc định là A4, bạn có thể chọn các khổ khác trên màn hình.
- Chế độ sao chép:
  - 1 mặt → 1 mặt: Sao chép trực tiếp từ tài liệu 1 mặt.
  - 2 mặt → 2 mặt: Sao chép tài liệu 2 mặt vào giấy 2 mặt.
  - 1 mặt → 2 mặt: Tạo bản sao 2 mặt từ tài liệu 1 mặt.
Bắt đầu sao chép:
- Nhấn Start để bắt đầu.
- Lấy tài liệu đã sao chép từ khay giấy.

2.2. In ấn từ máy tính (Print)

Cài đặt driver:
- Đảm bảo máy tính đã cài đặt driver tương ứng với Ricoh MP 4001/5001.
- Kết nối máy photocopy qua mạng LAN hoặc USB.
Chọn lệnh in:
- Mở tài liệu trên máy tính.
- Chọn File → Print và chọn Ricoh MP 4001/5001 làm máy in.
Tùy chỉnh in:
- Chọn khổ giấy, in 1 mặt hay 2 mặt.
- Điều chỉnh số lượng bản in và các thông số khác.
Thực hiện in:
- Nhấn Print để gửi lệnh in đến máy.
- Tài liệu sẽ in và xuất ra tại khay giấy.

2.3. Quét tài liệu (Scan)

Đặt tài liệu:
- Đặt tài liệu trên kính quét hoặc khay nạp ADF.
Cài đặt chế độ quét:
- Chọn Scan trên bảng điều khiển.
- Chọn định dạng quét: PDF, JPEG, hoặc TIFF.
- Cài đặt độ phân giải (dpi): 200, 300, hoặc 600 dpi.
Lựa chọn phương thức lưu:
- Quét và gửi đến email.
- Lưu vào thư mục trên máy tính (nếu đã thiết lập kết nối mạng).
- Lưu vào USB nếu cổng USB được kích hoạt.
Bắt đầu quét:
- Nhấn Start để quét.
- Kiểm tra tài liệu đã quét trên thiết bị nhận.

2.4. Fax tài liệu (nếu có module Fax)

Chuẩn bị tài liệu:
- Đặt tài liệu cần gửi vào khay ADF hoặc kính quét.
Gửi fax:
- Chọn chế độ Fax trên màn hình.
- Nhập số fax người nhận qua bàn phím.
- Cài đặt các tùy chọn (nếu cần): Độ phân giải, chế độ gửi.
- Nhấn Start để gửi.
Nhận fax:
- Máy sẽ tự động in ra các fax nhận được nếu có giấy trong khay.

3. Cài đặt cơ bản

3.1. Chọn khổ giấy

Vào System Settings → Paper Settings.
Chọn khay giấy và thiết lập khổ giấy (A4, A3, Letter, v.v.).

3.2. Cài đặt mặc định in 2 mặt

Vào Printer Properties → Advanced → Printing Defaults.
Đặt chế độ in 2 mặt (Duplex) làm mặc định.

3.3. Chuyển sang chế độ tiết kiệm năng lượng

Nhấn nút Energy Saver để đưa máy vào trạng thái tiết kiệm điện.
Máy sẽ tự động khởi động lại khi nhấn Start.

4. Bảo trì cơ bản

4.1. Thay mực

Khi màn hình hiển thị thông báo Replace Toner, mở nắp phía trước máy và thay hộp mực mới.
Sử dụng mực chính hãng để đảm bảo chất lượng in.

4.2. Làm sạch bộ phận quét

Dùng khăn mềm lau sạch kính quét và khay ADF để tránh các vết sọc trên bản in.

4.3. Xử lý kẹt giấy

Tắt máy, mở các khay giấy hoặc nắp phía trước để lấy giấy bị kẹt.
Đảm bảo không để sót mảnh giấy nào bên trong.

5. Những lưu ý khi sử dụng

Không sử dụng giấy kém chất lượng vì dễ gây kẹt giấy hoặc hỏng linh kiện.
Không tắt máy đột ngột khi đang sao chép hoặc in.
Bảo trì định kỳ để đảm bảo máy hoạt động ổn định.

Kết luận

Máy photocopy Ricoh Aficio MP 4001/5001 là thiết bị mạnh mẽ và đa năng, phù hợp cho các văn phòng có nhu cầu in ấn cao. Việc nắm rõ cách sử dụng cơ bản và thực hiện bảo trì định kỳ sẽ giúp máy hoạt động ổn định, bền bỉ và nâng cao hiệu suất công việc. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp bạn sử dụng máy một cách dễ dàng và hiệu quả nhất!